Datenschutzerklärung

1. Überblick über den Datenschutz

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, etwa durch den Upload einer E-Rechnung im kostenlosen Konverter oder durch eine E-Mail-Anfrage. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website und des Konverters zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden, sofern entsprechende Tools eingesetzt werden und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung vorliegt.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte dieser Website bei folgendem Anbieter:

Vercel

Anbieter ist die Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA (nachfolgend „Vercel“). Wenn Sie diese Website aufrufen, verarbeitet Vercel technische Verbindungsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse, um die Anfrage auszuliefern, und erzeugt dabei Logfiles.

Verarbeitungsort. Die Serverfunktionen dieser Website, insbesondere die Verarbeitung der von Ihnen hochgeladenen Datei, sind auf die Region Frankfurt am Main (fra1) festgelegt. Die Auslieferung der Website erfolgt über das weltweite Netz von Vercel; der Verbindungsaufbau kann daher an einem Standort außerhalb der EU terminiert werden. Plattform-, Build- und Logdaten verarbeitet Vercel als US-Unternehmen auch in den USA.

Grundlage der Übermittlung. Vercel Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend haben wir mit Vercel einen Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) abgeschlossen. Wir weisen darauf hin, dass für Drittstaaten kein mit der EU in jeder Hinsicht vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung dieser Website und des Konverters. Die Verarbeitung der Verbindungsdaten ist technisch notwendig, um Ihre Anfrage überhaupt beantworten zu können.

Vercel setzt für die Bereitstellung dieser Website keine Cookies und keine vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien in Ihrem Endgerät ein. Weitere Informationen: vercel.com/legal/privacy-policy.

Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten (IBM Plex Sans, IBM Plex Mono) liefern wir von unseren eigenen Servern aus. Ihr Browser baut dafür keine Verbindung zu Google oder einem anderen Anbieter auf. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie diese Website nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Finto GmbH
Sandstrasse 33
80335 München
Deutschland

Geschäftsführung: Jonas Morgner, Lorenz Neuner, Linus Boehm
E-Mail: datenschutz@finto.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 313890. Die vollständigen Anbieterangaben finden Sie im Impressum.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Verarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät eingewilligt haben, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen informiert.

Hinweis zur Datenweitergabe in die USA und sonstige Drittstaaten

Wir verwenden unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogenen Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

WERDEN PERSONENBEZOGENE DATEN AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO VERARBEITET, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind insbesondere: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kostenloser E-Rechnung-Konverter (Datei-Upload)

Wenn Sie den kostenlosen Konverter auf dieser Website nutzen, übermitteln Sie eine Datei (XML oder PDF mit eingebetteter E-Rechnung) an unsere Server, damit wir daraus einen Sichtbeleg und ggf. eine Regelprüfung erzeugen und Ihnen im Browser anzeigen können.

• Verarbeitete Daten: Inhalt der hochgeladenen Datei (Rechnungsdaten, ggf. Namen, Adressen, Bankverbindungen, Steuernummern und weitere in der E-Rechnung enthaltene personenbezogene Daten) sowie technische Metadaten der Anfrage.
• Zweck: einmalige Umwandlung und Anzeige (Sichtbeleg, Validierung, Anzeige der eingebetteten XML, Anlagenextraktion), kein dauerhaftes Rechnungsarchiv.
• Verarbeitungsort: Frankfurt am Main. Die Serverfunktion, die Ihre Datei verarbeitet, ist auf die Region fra1 festgelegt.
• Speicherung: Die Datei wird ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet und für die Dauer der Anfrage gehalten. Wir schreiben sie nicht auf einen Datenträger, in eine Datenbank oder in einen Objektspeicher. Nach der Antwort an Ihren Browser wird sie nicht weiter aufbewahrt. Es gibt in diesem Tool kein Benutzerkonto und keine Belegablage zum späteren Abruf.
• Protokollierung: Rechnungsinhalte und Dateinamen werden nicht in Logfiles geschrieben. Serverseitige Protokolle enthalten nur technische Verbindungs- und Fehlerinformationen.
• Keine Nutzung zum Modelltraining: Wir verwenden die Inhalte hochgeladener Rechnungen nicht, um KI-Modelle zu trainieren.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahme zur von Ihnen angefragten Dienstleistung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch sicheren Erbringung des kostenlosen Dienstes).

Bitte laden Sie nur Dateien hoch, zu deren Verarbeitung Sie berechtigt sind. Enthält die Datei Daten Dritter, sind Sie für eine etwaig erforderliche Rechtsgrundlage gegenüber den Betroffenen verantwortlich.

Anfrage per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. info@finto.de, datenschutz@finto.de, hello@gofinto.com), wird Ihre Anfrage einschließlich aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; in allen übrigen Fällen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Cookies und Speicherung im Endgerät

Diese Website setzt keine Cookies. Sie speichert auch nichts im Local Storage oder Session Storage Ihres Browsers und greift nicht gezielt auf Informationen in Ihrem Endgerät zu. Das gilt auch für die Reichweitenmessung mit PostHog (Abschnitt 5), die wir im Cookieless-Modus betreiben. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb nach unserer Bewertung nicht erforderlich, und wir zeigen Ihnen aus diesem Grund auch kein Cookie-Banner.

Diese Website läuft unter der Domain finto.de. Nutzen Sie andere Finto-Dienste, etwa die Finto Plattform, kann Ihr Browser dort gesetzte Cookies der Domain finto.de technisch bedingt auch an diese Website mitsenden. Diese Website setzt solche Cookies nicht, liest sie nicht aus und wertet sie nicht aus.

Die von Ihnen hochgeladene Datei und das Ergebnis der Verarbeitung bestehen nur so lange, wie die Seite in Ihrem Browser geöffnet ist. Wenn Sie den Tab schließen oder die Seite neu laden, sind sie verschwunden.

Sollte sich das ändern, etwa durch eine Funktion, die eine Einstellung in Ihrem Browser merken muss, aktualisieren wir diesen Abschnitt und holen, soweit erforderlich, vorher Ihre Einwilligung ein.

5. Analyse und Produktverbesserung

PostHog (Reichweitenmessung)

Wir messen auf dieser Website Reichweite und Fehler mit PostHog. Die folgenden Absätze beschreiben die Konfiguration und die Rechtsgrundlage.

Anbieter und Verarbeitungsort. PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Wir nutzen die EU-Instanz („PostHog Cloud EU“) mit Verarbeitung in Frankfurt am Main. PostHog setzt dafür eigene Unterauftragsverarbeiter ein, unter anderem Amazon Web Services, Wiz, PlanetScale, Modal und Cloudflare. Diese Unternehmen haben ihren Sitz in den USA. Für die EU-Instanz erfolgt die Verarbeitung nach Angaben von PostHog innerhalb der EU. Ein Zugriff aus einem Drittstaat, etwa bei Support oder Wartung, lässt sich deshalb nicht in jedem Fall ausschließen. Die aktuelle Liste finden Sie unter posthog.com/subprocessors.

Konfiguration. Wir betreiben PostHog ohne Cookies und ohne Speicherung im Local oder Session Storage Ihres Endgeräts („cookieless mode“). Es wird kein dauerhaftes Wiedererkennungsmerkmal in Ihrem Browser abgelegt. PostHog bildet stattdessen serverseitig einen Hashwert aus IP-Adresse, Browserkennung und Hostname mit einem Zufallswert, der täglich wechselt und danach gelöscht wird. Eine Wiedererkennung über mehr als einen Tag oder über verschiedene Websites hinweg ist damit nicht möglich. Wir legen keine Nutzerprofile an, verwenden keine Session-Replays und erfassen keine Eingaben in Formularfelder oder Inhalte hochgeladener Rechnungen.

Zweck und verarbeitete Daten. Seitenaufrufe, aufgerufene Adressen, Referrer und grobe technische Angaben zum Gerät. Bei der Nutzung des Konverters erfassen wir außerdem technische Ereignisse ohne Rechnungsinhalte, zum Beispiel das erkannte Format, den Prüfstatus und die Anzahl der Rechnungspositionen. Bei technischen Fehlern erfassen wir zusätzlich Fehlertyp, Fehlermeldung und die Aufrufliste unseres JavaScript-Codes. Zweck ist die Messung der Reichweite und das Erkennen von Fehlern und Abbrüchen im Konverter, um den Dienst zu verbessern.

Rechtsgrundlage. Da keine Informationen in Ihrem Endgerät gespeichert und keine Informationen gezielt daraus abgerufen werden, ist eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG nach unserer Bewertung nicht erforderlich. Die Verarbeitung der übermittelten Verbindungsdaten stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung eines kostenlos angebotenen Dienstes. Die Verarbeitung ist darauf ausgelegt, so wenig Daten wie möglich zu erheben. Die Interessenabwägung dokumentieren wir intern und legen sie der Aufsichtsbehörde auf Anfrage vor. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; eine E-Mail an datenschutz@finto.de genügt. Zusätzlich respektieren wir die „Do Not Track“-Einstellung und das „Global Privacy Control“-Signal Ihres Browsers: Ist eines davon aktiv, starten wir die Reichweitenmessung nicht und es werden keine Daten an PostHog übertragen.

Vertrag und Speicherdauer. Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln. Die erhobenen Ereignisdaten löschen wir spätestens nach zwölf Monaten. Weitere Informationen: posthog.com/docs/privacy/gdpr-compliance.

6. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Softwareprodukte

Auftragsverarbeitung für Kunden

Finto stellt eine KI-gestützte Softwareplattform zur Automatisierung von Kreditorenprozessen bereit. Im Rahmen der Nutzung unserer Software verarbeiten wir personenbezogene Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten und Bankdaten auf Eingangsrechnungen) als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO im Auftrag unserer Kunden. Die Einzelheiten der Datenverarbeitung (insbesondere Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und Arten personenbezogener Daten) sind in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Finto und dem jeweiligen Kunden geregelt.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) implementiert, um den Schutz der in unserer Software verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dazu gehören u. a. Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sowie die vertragliche Verpflichtung aller Mitarbeitenden zur Vertraulichkeit.

7. Bewerbungen und Recruiting

Wenn Sie sich bei uns bewerben (per E-Mail, über unser Karriereportal oder über Drittplattformen), verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung für künftige Stellenangebote eingewilligt haben. Für das Bewerbermanagement nutzen wir Ashby (Ashby Inc., San Francisco, CA, USA); die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage eines AVV und mit geeigneten Garantien für Drittlandtransfers. Weitere Informationen: ashbyhq.com/privacy.