Was ist eine E-Rechnung?

Strukturierte Rechnung, nicht nur PDF

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig extrahieren lassen.

Alles andere gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung, also Papier, ein einfaches PDF, ein Scan oder ein Word-Export. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail ankommt.

Für die Buchhaltung macht das einen praktischen Unterschied. Beim PDF lesen Menschen die Werte ab, während in der E-Rechnung Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsangaben als benannte Felder stehen. Ein System liest diese Felder aus, ohne die Seite zu raten.

Was gilt ab wann?

Die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Für den Empfang gibt es keine.

Ausnahmen: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen ebenfalls sonstige Rechnungen bleiben (§§ 33, 34 UStDV). Für Rechnungen an private Endverbraucher und für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.

Grundlage sind das Wachstumschancengesetz und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Das ergänzende BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ändert einzelne Randnummern und überführt die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (siehe Quellen).

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Maßgeblich ist die Konformität zur Normenreihe EN 16931, nicht der Name des Formats. Das BMF nennt unter anderem diese Formate.

XRechnung ist die deutsche CIUS zu EN 16931, betrieben von der KoSIT. Ein CIUS konkretisiert die Norm auf nationaler Ebene, das heißt die Felder bleiben die der EN 16931 und XRechnung setzt zusätzliche Regeln darauf. Die Datei ist reines XML, entweder in UBL oder in UN/CEFACT CII. Beide Syntaxen sind zulässig, und welche vorliegt, erkennen Sie am Wurzelelement, nicht am Dateinamen.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Menschen lesen die PDF-Ansicht, Systeme das XML. ZUGFeRD zählt als E-Rechnung ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ältere Versionen und diese beiden Profile erfüllen die Anforderungen nicht. BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED ab 2.0.1 sind von dieser Einordnung erfasst. Die Grenze liegt bei 2.0.1, nicht erst bei 2.2.1.

Factur-X (das französische Pendant zu ZUGFeRD) und Peppol-BIS Billing nennt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 als Beispiele für weitere EN-16931-konforme europäische Formate.

EDI-Verfahren (etwa EDIFACT) bleiben zulässig, wenn beide Seiten das Format vereinbart haben und sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format extrahieren lassen.

Keine E-Rechnung sind Papier, einfache PDF-Dateien, Scans und Bildformate. Unser Konverter erkennt Format und Profil und kennzeichnet, wenn eine Datei nach dieser Einordnung keine E-Rechnung ist.

Ein Standard, viele nationale Alleingänge

Die Norm EN 16931 sollte ein Format für alle bringen. Die EU-Kommission hat dieses Ziel selbst so beschrieben. Wer in der Buchhaltung arbeitet, ahnt an dieser Stelle schon, wie die Geschichte weitergeht.

In der EU heißt „Standard“ nämlich nicht, dass alle dasselbe machen. Statt eines Formats gibt es nationale Alleingänge und zusätzliche Bürokratie. Wie viele E-Rechnungsformate es in der EU gibt, kann Ihnen niemand genau sagen.

Schon die Norm selbst erlaubt zwei Bauweisen, UBL und CII. Gleiche Rechnung, gleiche Angaben, zwei völlig verschiedene Dateien. Ein Programm, das die eine liest, versteht die andere nicht automatisch.

Dazu legt jedes Land eigene Regeln obendrauf, denn ein CIUS schränkt ein, was erlaubt ist, und eine Extension ergänzt zusätzliche Felder. Die EU-Kommission führt darüber ein Register. Am 20. August 2026 standen dort 21 Einträge, 14 CIUS und 7 Extensions. Vier davon kommen allein aus Deutschland, nämlich XRechnung CIUS, XRechnung Extension und die EN-16931-Profile von ZUGFeRD 2.0 und ZUGFeRD 2.1. Ein Land, vier Varianten.

Und diese 21 sind nur die, die sich selbst eingetragen haben. Das Register lebt davon, dass die Herausgeber ihre Spezifikationen melden, und wer das nicht tut, fehlt. Ausgerechnet das Verzeichnis der vielen Sonderregeln ist selbst lückenhaft.

Manche Länder gehen ihren eigenen Weg. Italien verlangt im Inland sein nationales Format über die staatliche Plattform SDI. Eine korrekte europäische Rechnung in UBL oder CII prüft das SDI zuerst gegen CIUS-IT und die italienischen Extensions und weist sie bei einem Verstoß mit dem Fehlercode 00703 zurück. Kommt sie durch, wandelt das SDI sie in das italienische Format XMLPA um. Was dafür zu lang ist, wird gekürzt, und die abgeschnittenen Werte hängen als Datei not-mapped-values.txt an. Die Rechnung kommt an. Vollständig ist sie dann nicht mehr.

Was das für Ihre Buchhaltung bedeutet

Konform zu EN 16931 heißt nicht, dass Ihr System die Datei lesen kann. Die Angabe sagt, welche Informationen drinstehen, nicht wie die Datei aufgebaut ist. Viele ERP-Systeme importieren nur eine der beiden Bauweisen. Wenn ein Lieferant wechselt, fragen Sie nach, welche er künftig sendet.

Der Formatname allein ist keine Garantie. Ein niederländischer Lieferant kündigt an, er sende „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“. Das heißt noch nicht, dass die Datei den deutschen Anforderungen entspricht. Sie kann in einem Profil ankommen, das hier nicht als E-Rechnung zählt, oder sie folgt niederländischen Regeln. Was gilt, steht in der Datei und nicht in der E-Mail.

Ihr Posteingang wird vielfältiger, nicht einheitlicher. Sie bekommen reines XML in zwei Bauweisen, hybride PDFs in mehreren Profilen von ZUGFeRD und Factur-X, dazu ausländische Dateien mit unbekannten Kennungen. Ein Eingangsprozess, der nur XRechnung kennt, bleibt an der ersten ausländischen Rechnung hängen.

Fehlende Angaben sind oft nicht die Schuld des Lieferanten. Wenn eine nationale Regel ein Feld verbietet oder eine Umwandlung einen Wert kürzt, fehlt der Eintrag bei Ihnen, obwohl der Aussteller ihn gefüllt hat. Klären Sie das, bevor Sie beim Lieferanten reklamieren.

Was sind meine Pflichten ab dem 1. Januar 2027?

Entscheidend ist Ihr Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG im Jahr 2026 und nicht der Umsatz aus der Gewinn- und Verlustrechnung.

Ausstellen. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 für Umsätze an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, haben Sie ein Jahr länger Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Eine Ausnahme bleibt, denn EDI-Verfahren dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 nutzen, unabhängig vom Umsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Empfangen und verarbeiten. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere Lieferanten E-Rechnungen senden, der Anteil strukturierter Rechnungen in Ihrem Posteingang steigt also. Ihr Eingangsprozess muss das XML auslesen und prüfen können und nicht nur das PDF ablegen.

Vorsteuerabzug sichern. Ist der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, erfüllt nach dem BMF-Schreiben grundsätzlich nur eine E-Rechnung die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung. Eine sonstige Rechnung, etwa ein einfaches PDF, berechtigt dann dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Der Aussteller kann durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigen. Das BMF beanstandet den Vorsteuerabzug außerdem nicht, wenn Sie davon ausgehen konnten, dass der Aussteller noch unter eine Übergangsregelung fällt (BMF-Schreiben, Rn. 55 bis 59).

Eingangsrechnungen prüfen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler und Geschäftsregelfehler. Eine Datei mit Formatfehler gilt nur als sonstige Rechnung. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung dürfen Sie sich mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen. Die Validierung ersetzt aber nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren (Rn. 35a).

Archivieren. Den strukturierten Teil, also das XML, müssen Sie acht Jahre unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahren. Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein (§ 14b UStG; BMF-Schreiben, Rn. 60). Die acht Jahre gelten für Rechnungen und Buchungsbelege. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben es zehn Jahre (§ 147 AO).

Was Sie an einer konkreten Datei zuerst prüfen

Die Regeln oben beantworten noch nicht die Frage, die vor Ihnen liegt. Ist genau diese Datei eine E-Rechnung? Vier Schritte, in dieser Reihenfolge.

1. Was ist die Datei wirklich?

Entscheiden Sie nach dem Inhalt und nicht nach dem Dateinamen. Eine XRechnung ist reines XML. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung, auch wenn im Namen „ZUGFeRD“ steht.

Die eingebettete XML heißt in Lieferantendateien mal factur-x.xml, mal zugferd-invoice.xml, mal anders. Der Name sagt nichts über die Syntax, verlässlich ist das Wurzelelement. Prüfen Sie, ob sich aus dem PDF überhaupt eine XML herausholen lässt.

2. Das Profil steht im XML

Das Profil steht als Spezifikationskennung (BT-24) im XML und entscheidet über die Einordnung.

Bei MINIMUM und BASIC-WL hören Sie hier auf, weil das BMF beide Profile ausdrücklich ausnimmt. MINIMUM enthält keine Rechnungspositionen, BASIC-WL ist die Variante ohne Positionen. Solche Dateien sind sonstige Rechnungen, auch wenn sie technisch lesbar sind.

Ein Profil, das auf ZUGFeRD vor 2.0.1 verweist, fällt ebenfalls heraus. ZUGFeRD 1.0 stammt aus der Zeit vor EN 16931. Fehlt die Profilkennung ganz, ist die Einordnung unsicher. Fragen Sie den Aussteller, wie er die Datei erzeugt.

3. Bei Hybrid-PDF: Passen PDF und XML zusammen?

Ein ZUGFeRD-PDF trägt zwei Fassungen derselben Rechnung, die gedruckte Seite und die eingebettete XML. Beide können auseinanderlaufen, etwa wenn ein Export das falsche PDF mit dem XML zusammenführt.

Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag. Weichen sie ab, zahlen Sie nicht nach der PDF-Seite. Rechtlich gelten die Daten des strukturierten Teils, und der Vorsteuerabzug ist nur daraus möglich (BMF-Schreiben, Rn. 31). Klären Sie die Abweichung vor der Freigabe mit dem Aussteller.

4. Syntax, Anlagen, Inhalt

XRechnung kommt als UBL oder als CII. Beides ist zulässig. Der Unterschied wird erst wichtig, wenn Ihr ERP eine der beiden Syntaxen nicht importiert.

Prüfen Sie außerdem, ob im XML Anlagen eingebettet sind. Lieferscheine, Stundenzettel und Leistungsnachweise stecken oft dort und liegen nicht als separate Mail-Anhänge bei. Wer nur das PDF ablegt, verliert sie.

Die technische Prüfung ersetzt die kaufmännische nicht. Ob die Leistung erbracht wurde, ob die IBAN zum Lieferanten gehört und ob Rabatte stimmen, sieht nur Ihre Buchhaltung.

XML ist führend, Sichtbeleg ist Darstellung

Die XML-Datei ist die rechtlich führende Rechnung. Bei hybriden Formaten gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor, und der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich (BMF-Schreiben, Rn. 31). Ein Sichtbeleg (lesbare HTML- oder PDF-Ansicht aus dem XML) hilft der Kontrolle in der Buchhaltung. Er ersetzt das XML nicht und ist keine eigene Originalrechnung.

Bewahren Sie deshalb das XML auf und nicht allein den Ausdruck. Ein Sichtbeleg statt des XML erfüllt die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG nicht.

Bei hybriden PDFs (ZUGFeRD) sehen Sie im Konverter oft beides, die Original-PDF und den Finto-Sichtbeleg aus dem eingebetteten XML, plus extrahierte Anlagen.

Was der kostenlose Finto-Konverter an einer Datei zeigt

Der Konverter beantwortet die vier Schritte an Ihrer Datei. Sie laden XML oder PDF hoch. Ohne Konto und ohne dauerhafte Speicherung.

Er erkennt die Syntax am Wurzelelement und liest die Profilkennung (BT-24). Er benennt das Profil und kennzeichnet, wenn eine Datei nach der BMF-Einordnung keine E-Rechnung ist, etwa bei MINIMUM, BASIC-WL oder ZUGFeRD 1.0.

Den Sichtbeleg baut der Konverter aus den strukturierten Daten und nicht aus der PDF-Seite. Er ist kompakt und aufgebaut wie eine gewohnte Rechnung, mit Rechnungskopf, Positionen, Beträgen und Zahlungsangaben. Bei Hybriddateien sehen Sie Original-PDF und Sichtbeleg nebeneinander, während eingebettete Anlagen separat aufgelistet werden. Die eingebettete XML können Sie herunterladen.

Geprüft wird gegen Schematron-Regeln von EN 16931 und, bei einer XRechnung, gegen den deutschen CIUS. Bei ZUGFeRD und Factur-X prüft der Dienst gegen das Profil, das die Datei selbst deklariert. Bei Hybrid-PDFs kommt ein Abgleich zentraler XML-Felder mit dem PDF-Text hinzu (kein OCR).

Das Ergebnis ist unverbindlich, also keine Annahme- oder Ablehnungsentscheidung und keine Steuerberatung. Es ersetzt nicht Ihre Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Wie kann Finto helfen?

Für den laufenden Betrieb gibt es Finto in mehreren Stufen. Übersicht: Angebote.

Mit dem E-Mail-Relay leiten Sie eine E-Rechnung an Ihre Finto-Adresse weiter und erhalten eine Antwort mit Prüfstatus und Sichtbeleg als PDF.

Die Sichtbeleg-API liefert Prüfung, strukturierte Daten und Sichtbeleg als Schnittstelle für Ihr DMS, ERP oder Portal.

In der Finto-Plattform und der Buchungsvorschlag-KI-API führen KI-Agenten eingehende Rechnungen vom Posteingang über Kontierung und Freigabe bis zur Buchung in SAP, Business Central, DATEV oder ein weiteres ERP-System. Ihre Buchhaltung prüft die Vorschläge und entscheidet.

Produktseite: gofinto.com.

Begriffe im Lexikon

Kurze Einträge zu EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD, Sichtbeleg · alle Einträge.

Quellen

• § 14 UStG (Begriff und Format der E-Rechnung)
• § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen)
• § 14b UStG (Aufbewahrung, acht Jahre)
• § 34a UStDV (Kleinunternehmer)
• § 147 AO (Aufbewahrungsfristen)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (ergänzt und ändert das Schreiben vom 15.10.2024, PDF)
• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• XRechnung: Standard und Versionen (KoSIT)
• ZUGFeRD: Spezifikationen (FeRD)
• EN 16931: eInvoicing-Standard (EU-Kommission)
• Register der CIUS und Extensions zu EN 16931 (EU-Kommission)
• Italien: Technical Rules for European Invoicing v2.4 (fatturapa.gov.it, PDF)
• Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA, EUR-Lex)

Zuletzt geprüft: 20. August 2026. Finto GmbH, München. Alle Angaben geben die genannten amtlichen Quellen wieder und sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.

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