Strukturierte Rechnung, nicht nur PDF

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig extrahieren lassen.

Alles andere gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung: Papier, ein einfaches PDF, ein Scan oder ein Word-Export. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail ankommt.

Was gilt ab wann?

Die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Für den Empfang gibt es keine.

Datum	Was gilt
seit 01.01.2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.
bis 31.12.2026	Übergangsfrist für Aussteller: Papierrechnungen bleiben zulässig. PDF und andere sonstige Formate sind nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
ab 01.01.2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.
bis 31.12.2027	Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen senden. EDI-Verfahren sind mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls noch zulässig, unabhängig vom Umsatz.
ab 01.01.2028	Die E-Rechnung ist für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht.
ab 01.07.2030	ViDA: Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU kommen strukturierte E-Rechnungen und digitale Meldepflichten (Richtlinie (EU) 2025/516).

Ausnahmen: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen ebenfalls sonstige Rechnungen bleiben (§§ 33, 34 UStDV). Für Rechnungen an private Endverbraucher und für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.

Grundlage sind das Wachstumschancengesetz und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Das ergänzende BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ändert einzelne Randnummern und überführt die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (siehe Quellen).

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Maßgeblich ist nicht der Name des Formats, sondern die Konformität zur Normenreihe EN 16931. Das BMF nennt unter anderem diese Formate:

XRechnung ist der deutsche Standard zu EN 16931, betrieben von der KoSIT. Er besteht aus reinem XML (UBL oder UN/CEFACT CII), ist im öffentlichen Auftragswesen etabliert und im B2B-Geschäft verbreitet.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Menschen lesen die PDF-Ansicht, Systeme das XML. ZUGFeRD zählt als E-Rechnung ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ältere Versionen und diese beiden Profile erfüllen die Anforderungen nicht.

Factur-X (das französische Pendant zu ZUGFeRD) und Peppol-BIS Billing nennt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 als Beispiele für weitere EN-16931-konforme europäische Formate.

EDI-Verfahren (etwa EDIFACT) bleiben zulässig, wenn beide Seiten das Format vereinbart haben und sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format extrahieren lassen.

Keine E-Rechnung sind Papier, einfache PDF-Dateien, Scans und Bildformate. Unser Konverter erkennt Format und Profil und kennzeichnet, wenn eine Datei nach dieser Einordnung keine E-Rechnung ist.

Was sind meine Pflichten ab dem 1. Januar 2027?

Entscheidend ist Ihr Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG im Jahr 2026, nicht der Umsatz aus der Gewinn- und Verlustrechnung.

Ausstellen. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 für Umsätze an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, haben Sie ein Jahr länger Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Eine Ausnahme bleibt: EDI-Verfahren dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 nutzen, unabhängig vom Umsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Empfangen und verarbeiten. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere Lieferanten E-Rechnungen senden, der Anteil strukturierter Rechnungen in Ihrem Posteingang steigt also. Ihr Eingangsprozess muss das XML auslesen und prüfen können, nicht nur das PDF ablegen.

Vorsteuerabzug sichern. Ist der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, erfüllt nach dem BMF-Schreiben grundsätzlich nur eine E-Rechnung die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung. Eine sonstige Rechnung, etwa ein einfaches PDF, berechtigt dann dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Der Aussteller kann durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigen. Das BMF beanstandet den Vorsteuerabzug außerdem nicht, wenn Sie davon ausgehen konnten, dass der Aussteller noch unter eine Übergangsregelung fällt (BMF-Schreiben, Rn. 55 bis 59).

Eingangsrechnungen prüfen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler und Geschäftsregelfehler. Eine Datei mit Formatfehler gilt nur als sonstige Rechnung. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung dürfen Sie sich mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen. Die Validierung ersetzt aber nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren (Rn. 35a).

Archivieren. Den strukturierten Teil, also das XML, müssen Sie acht Jahre unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahren. Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein (§ 14b UStG; BMF-Schreiben, Rn. 60). Die acht Jahre gelten für Rechnungen und Buchungsbelege. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben es zehn Jahre (§ 147 AO).

XML ist führend, Sichtbeleg ist Darstellung

Die XML-Datei ist die rechtlich führende Rechnung. Bei hybriden Formaten gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor, und der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich (BMF-Schreiben, Rn. 31). Ein Sichtbeleg (lesbare HTML- oder PDF-Ansicht aus dem XML) hilft der Kontrolle in der Buchhaltung. Er ersetzt das XML nicht und ist keine eigene Originalrechnung.

Bei hybriden PDFs (ZUGFeRD) sehen Sie im Konverter oft beides: die Original-PDF und den Finto-Sichtbeleg aus dem eingebetteten XML, plus extrahierte Anlagen.

Wie kann Finto helfen?

Der kostenlose Konverter macht einzelne E-Rechnungen prüfbar und lesbar: Er erkennt das Format, erzeugt einen Sichtbeleg aus dem XML und prüft die Datei gegen die Regeln von EN 16931 und XRechnung. Der Sichtbeleg ist kompakt und aufgebaut wie eine gewohnte Rechnung, mit Rechnungskopf, Positionen, Beträgen und Zahlungsangaben. Ihre Buchhaltung liest ihn wie einen normalen Beleg. Ohne Konto und ohne dauerhafte Speicherung.

Für den laufenden Betrieb gibt es Finto in mehreren Stufen:

E-Mail-Relay. Sie leiten eine E-Rechnung an Ihre Finto-Adresse weiter und erhalten eine Antwort mit Prüfstatus und Sichtbeleg als PDF. Geeignet für Teams, die per E-Mail arbeiten.

Sichtbeleg-API. Prüfung, strukturierte Daten und Sichtbeleg als Schnittstelle für Ihr DMS, ERP oder Portal.

Finto-Plattform und Buchungsvorschlag-KI-API. KI-Agenten führen eingehende Rechnungen vom Posteingang über Kontierung und Freigabe bis zur Buchung in SAP, Business Central, DATEV oder ein weiteres ERP-System. Ihre Buchhaltung prüft die Vorschläge und entscheidet.

Übersicht und Kontakt: Angebote oder gofinto.com.

Quellen

Stand: August 2026. Alle Angaben geben die genannten amtlichen Quellen wieder und sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.

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