Empfang seit 2025, Ausstellung später

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht. Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.

Die Ausstellung folgt später. Bis Ende 2026 dürfen Aussteller noch Papierrechnungen senden. PDF und andere sonstige Rechnungen brauchen die Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Grundlage ist § 27 Abs. 38 UStG.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie trotzdem.

Zeitpunkt	Was im Rechnungseingang zählt
seit 01.01.2025	Empfangspflicht. Ein E-Mail-Postfach genügt. Strukturierte Dateien müssen Sie lesen und aufbewahren können.
bis 31.12.2026	Aussteller dürfen Papier senden. PDF und andere sonstige Formate nur mit Ihrer Zustimmung.
ab 01.01.2027	Ausstellungspflicht für Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
bis 31.12.2027	Lieferanten mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch Papier und sonstige Rechnungen senden. EDI mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls, unabhängig vom Umsatz.
ab 01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Für die Kreditorenbuchhaltung heißt das: Strukturierte Dateien müssen Sie schon jetzt lesen und aufbewahren können. Viele Lieferanten stellen erst 2027 oder 2028 um. Bis dahin bleibt der Posteingang gemischt. Die vollständige Fristentabelle steht unter Was ist eine E-Rechnung?.

Im Eingang stehen mehrere Formate

In derselben Woche können ankommen:

reines XML (XRechnung in UBL oder CII)
ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF mit eingebettetem XML
ein gewöhnliches PDF oder Papier, solange die Übergangsregeln greifen

XRechnung ist die deutsche CIUS zu EN 16931. Die Datei ist XML, ohne PDF-Hülle. Welche Syntax vorliegt, UBL oder CII, erkennen Sie am Wurzelelement, nicht am Dateinamen.

ZUGFeRD zählt als E-Rechnung ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Der Dateiname entscheidet nicht. Ein PDF mit „ZUGFeRD“ im Namen ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung.

Profil und Format nicht verwechseln

Format und Profil sind zwei Angaben. Das Format beschreibt den Container: XML oder PDF mit XML, und die Syntax UBL oder CII.

Das Profil steht als Spezifikationskennung (BT-24) im XML. Es legt fest, welche Felder Pflicht sind. Nach den vom BMF genannten Formaten entscheidet es mit, ob die Datei als E-Rechnung zählt.

MINIMUM enthält keine Rechnungspositionen. BASIC-WL ist die Variante ohne Positionen. Beide nimmt das BMF ausdrücklich aus. BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED ab 2.0.1 sind von der Einordnung erfasst.

Eine Datei kann lesbar sein und trotzdem keine E-Rechnung sein. Der Konverter zeigt das Profil und kennzeichnet diese Fälle. Das ist eine Beschreibung, keine steuerliche Feststellung.

Hybrid-PDF: XML visualisieren, nicht die Seite allein

Bei ZUGFeRD liegen zwei Fassungen in einer Datei: die gedruckte PDF-Seite und das eingebettete XML.

Das BMF hat das Verhältnis umgekehrt. Früher ging bei Abweichung der Bildteil vor. Seit der obligatorischen E-Rechnung sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Unterscheidet sich der XML-Teil vom Bildteil, gilt das XML. Das BMF empfiehlt deshalb, den übermittelten XML-Teil selbstständig zu visualisieren (FAQ 12a). Genannt werden der ELSTER-Viewer und kostenfreie Tools privater Anbieter.

Vergleichen Sie mindestens Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag. Weichen sie ab, sind nach dem BMF die Daten des strukturierten Teils maßgebend (FAQ 12a; BMF-Schreiben Rn. 31). Der Sichtbeleg und die PDF-Seite ersetzen das XML nicht.

Der Sichtbeleg im Konverter entsteht aus dem XML. Er ist eine lesbare Darstellung. Er ersetzt das XML nicht. Die XML-Datei ist die rechtlich führende Rechnung.

Regel-IDs sind Hinweise, keine Entscheidung

Eine technische Regelprüfung (Schematron) prüft EN-16931-Geschäftsregeln. Sie ersetzt die kaufmännische Prüfung nicht. Ob die Leistung erbracht wurde, ob die IBAN zum Kreditor gehört und ob Rabatte stimmen, sieht nur Ihre Buchhaltung.

Zwei Regel-IDs als Beispiele:

BR-AE-02: Eine Position trägt Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers), und steuerliche Identifikatoren fehlen.
BR-S-02: Eine Position unterliegt dem Regelsteuersatz, und USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers fehlen.

Candis hat in einem Bericht vom Juni 2025 über den eigenen Kundenbestand genau diese beiden Regeln als häufige Geschäftsregelfehler genannt. Das ist eine Stichprobe eines Anbieters, kein allgemeiner Marktanteil.

Ein Prüffehler heißt nicht, dass die Rechnung unwirksam ist. Ein bestandener Lauf heißt nicht, dass Betrag und Leistung stimmen. Die Prüfung im Konverter ist unverbindlich. Sie ist keine Annahme- oder Ablehnungsentscheidung und keine Steuerberatung.

Datei im Konverter ansehen

Laden Sie die Datei im kostenlosen Konverter hoch. Sie sehen Format und Profil, einen Sichtbeleg aus dem XML und die Regelprüfung. Bei Hybrid-PDFs stehen Original und XML-Ansicht nebeneinander. Ohne Konto und ohne dauerhafte Speicherung.

Quellen

Zuletzt geprüft: 7. September 2026. Finto GmbH, München. Alle Angaben geben die genannten Quellen wieder und sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.

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