Eine Profilfamilie, kein einzelnes Format
ZUGFeRD und Factur-X sind eine Profilfamilie in einem PDF/A-3-Container. Menschen lesen die PDF-Seite. Systeme lesen das eingebettete XML.
Die üblichen Profile sind MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED. Welches vorliegt, steht als Spezifikationskennung (BT-24) im XML, nicht in der Dateiendung.
Factur-X ist das französische Pendant. Viele Dateien nutzen denselben Einbettungsnamen factur-x.xml.
Was nach dem BMF keine E-Rechnung ist
Nach den vom BMF genannten Formaten zählt ZUGFeRD als E-Rechnung ab Version 2.0.1 und ohne MINIMUM und BASIC-WL.
ZUGFeRD 1.0 liegt vor EN 16931. Der Konverter kann die Datei trotzdem als Sichtbeleg zeigen. Nach dieser Einordnung ist sie keine E-Rechnung.
MINIMUM enthält keine Rechnungspositionen. BASIC-WL ist die Variante ohne Positionen. Beide nimmt das BMF ausdrücklich aus.
BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED ab 2.0.1 sind von der Einordnung erfasst. Die Grenze liegt bei 2.0.1, nicht erst bei 2.2.1.
Der Konverter liest BT-24 und kennzeichnet Profile, die nach den genannten Formaten keine E-Rechnung sind. Das ist beschreibend, keine steuerliche Feststellung.
PDF-Seite und XML
Die PDF-Seite ist die gewohnte Ansicht. Die XML-Datei ist die Rechnung.
Bei Abweichung gelten die Daten des strukturierten Teils (BMF FAQ 12a). Das BMF-Schreiben (Rn. 31) knüpft den Vorsteuerabzug an diesen strukturierten Teil. Das ist die amtliche Einordnung, keine Anweisung dieses Textes.
Der Konverter baut den Sichtbeleg aus dem XML. Bei Hybriddateien sehen Sie Original-PDF und Sichtbeleg nebeneinander. Beträge und Pflichtangaben prüfen Sie in der XML-Ansicht, nicht allein auf der PDF-Seite. Die XML-Datei ist die rechtlich führende Rechnung. Der Sichtbeleg ersetzt sie nicht.
Fehlende oder ungewöhnliche Einbettung
Die Spezifikation erwartet die eingebettete XML unter Namen wie factur-x.xml oder ZUGFeRD-invoice.xml. Andere Namen kommen vor. Manche PDF enthalten gar keine XML, obwohl der Dateiname ZUGFeRD verspricht.
Ohne extrahierbare XML ist die Datei eine sonstige Rechnung.
Der Konverter entscheidet nicht nach dem Dateinamen. Er sucht im PDF nach einer eingebetteten Rechnungs-XML und prüft sie am Inhalt. Liegt die XML nur über einen Roh-Scan und nicht über einen sauberen Embedded-File-Eintrag, warnt er, dass der Container atypisch oder beschädigt ist. Sichtbeleg und Regelprüfung nutzen trotzdem die gefundene XML.
EXTENDED: Zusatzfelder können im Sichtbeleg fehlen
EXTENDED zählt ab 2.0.1 zu den vom BMF genannten Formaten. Das Profil darf Felder über den EN-16931-Kern hinaus führen.
Der Konverter rendert den Sichtbeleg aus einem eigenen Datenmodell. Die Ansicht bricht bei EXTENDED nicht ab. Zusatzfelder außerhalb des Kernmodells können im Sichtbeleg trotzdem fehlen. Fehlt ein Extrafeld in der Ansicht, heißt das nicht, dass es im XML fehlt. Maßgeblich bleibt die XML-Datei.
Geprüft wird gegen das Profil, das die Datei selbst deklariert.
Prüffehler sind unverbindlich
Die Regelprüfung listet Schematron-Treffer mit Regel-ID. Ein Prüffehler heißt nicht, dass die Rechnung unwirksam ist. Ein bestandener Lauf heißt nicht, dass Betrag, Leistung und Kreditor stimmen.
Das Ergebnis ist unverbindlich: keine Annahme- oder Ablehnungsentscheidung, keine Steuerberatung und kein Ersatz für die Eingangsprüfung durch den Rechnungsempfänger.
Datei prüfen
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Grundlagen zu Fristen und Formaten: Was ist eine E-Rechnung?. Zur Freigabe auf der PDF-Seite: ZUGFeRD in der Verarbeitung.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (FAQ 7 und 12a)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (PDF)
- ZUGFeRD: Spezifikationen (FeRD)
- § 14 UStG (Begriff und Format der E-Rechnung)
Zuletzt geprüft: 7. September 2026. Finto GmbH, München. Alle Angaben geben die genannten Quellen wieder und sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.