Warum ZUGFeRD für kleine Rechnungen passt
ZUGFeRD packt eine PDF-Seite und ein XML in eine Datei. Wer wenige, übersichtliche Rechnungen bekommt, öffnet die PDF wie früher. Für den Empfang reicht das oft.
Das Format zählt als E-Rechnung ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Profile und Einbettung stehen im Artikel ZUGFeRD: wo Dateien scheitern.
Die Buchhaltung sieht die PDF
Bei einer reinen XML-Rechnung, etwa einer XRechnung, braucht die Buchhaltung einen Sichtbeleg. Es gibt keine andere Ansicht.
Bei ZUGFeRD liegt die Original-PDF schon in der Datei. Viele Tools zeigen genau diese PDF. Die Buchhaltung kontiert und prüft, was sie sieht: die PDF-Seite, nicht das XML.
Rechtlich bilden bei hybriden E-Rechnungen die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil (BMF FAQ 12a). Das System bucht aus dem XML. Die Person an der Maske arbeitet mit der PDF.
Wenn XML und PDF auseinanderlaufen
In den bei Finto eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen weichen PDF-Seite und XML in rund 10 Prozent der Fälle bei zahlungsrelevanten Feldern voneinander ab. Gemeint sind Brutto, Netto, Summe der Positionen, Zahlungsbedingungen oder Zahlungsweg.
Das ist eine Beobachtung aus diesem Eingang, keine Marktstatistik. Die Datei erzeugt der Aussteller.
Je nach Tool versucht die Buchhaltung dann, Brutto oder Zahlungsziel in der Maske zu ändern, weil die PDF etwas anderes zeigt als der Buchungsvorschlag. Oder sie versteht nicht, woher die Abweichung kommt. In vielen Systemen ist das ein fester Konflikt: eine Ansicht für Menschen, andere Werte für die Verarbeitung.
Deshalb gibt es den Finto-Sichtbeleg zusätzlich
Finto zeigt bei ZUGFeRD die Original-PDF und zusätzlich einen Sichtbeleg, der aus dem XML gebaut ist. Die Abweichung wird sichtbar. Ohne die zweite Ansicht bleibt nur die PDF, und das XML ändert still die Buchung.
Der Sichtbeleg ersetzt das XML nicht. Er macht sichtbar, was verarbeitet wird. Im kostenlosen Konverter und im ZUGFeRD Viewer sehen Sie dasselbe Nebeneinander. Das ist keine Anweisung, die Rechnung abzulehnen.
Warum Finto reine XML-Rechnungen vorzieht
ZUGFeRD bleibt ein zulässiges Format. In der Verarbeitung bei Finto ist eine reine XML-Rechnung, typisch XRechnung, einfacher. Es gibt nur eine Fassung. Die Buchhaltung arbeitet mit dem Sichtbeleg, der aus genau diesen Daten kommt. Es gibt keine zweite PDF-Seite, die andere Beträge oder andere Zahlungswege zeigen kann.
Deshalb raten wir den meisten Kunden, Lieferanten um XML zu bitten, wo das geht. Weniger Abweichungen, weniger Rückfragen. Wer ZUGFeRD bekommt, bleibt auf den Finto-Sichtbeleg angewiesen, damit PDF und XML nicht still auseinanderlaufen.
Datei prüfen
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Zum Format: ZUGFeRD, XML führend, wo Dateien scheitern.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (FAQ 12a)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (PDF, u. a. UStAE 14.4 und 14c.1 Abs. 4a)
- ZUGFeRD: Spezifikationen (FeRD)
Zuletzt geprüft: 7. September 2026. Finto GmbH, München. Die Angabe „rund 10 Prozent“ bezieht sich auf bei Finto eingehende ZUGFeRD-Rechnungen, nicht auf den gesamten Markt. Alle übrigen Angaben geben die genannten Quellen wieder. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.