Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig extrahieren lassen.
Alles andere gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung: Papier, ein einfaches PDF, ein Scan oder ein Word-Export. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail ankommt.
Das BMF nennt unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen.
Siehe auch
- Sonstige Rechnung: Jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier, einfaches PDF, Scan, ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL.
- XRechnung: Deutsche CIUS zu EN 16931: reines XML in UBL oder CII, betrieben von der KoSIT.
- ZUGFeRD: Hybridformat aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML, das ab Version 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL als E-Rechnung zählt.
- EN 16931: Europäische Normenreihe für die semantische Datenstruktur der E-Rechnung.
- Wachstumschancengesetz: Gesetz, das die E-Rechnungspflicht in § 14 UStG eingeführt hat.
Quellen
Unverbindlich. Keine Steuerberatung. Keine Annahme- oder Ablehnungsentscheidung. Das XML ist die rechtlich führende Rechnung.